Las tablas en Microsoft Access

Las tablas en Microsoft Access

Una base de datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también suele denominarse una columna o un atributo.

Una base de datos de Access puede contener un gran número de tablas y cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener una amplia variedad de campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

• Vista diseño: Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones. 

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

Pasos para crear una tabla en Microsoft Access después de haber creado la base de datos:

1. Abrir Microsoft Access.
2. Hacer clic en la opción Base de datos del escritorio en blanco si es la primera vez que entra al programa o si ya tienes un archivo creado puedes elegir Recientes o clic en Abrir otros archivos para buscar el que creaste.
3. Clic en la pestaña Crear
4. Elige el tipo de tabla que deseas crear ejemplo: Diseño de tabla.
5. Nombra cada campo según el diseño de tu tabla. Ej. IdCliente, Nombre, teléfono, entre otros
6. Especifica el tipo de datos para ese campo. Ej. Texto, número, moneda, Fecha/hora, entre otros
7. Con el tipo de dato seleccionado, modificar las propiedades del campo, como el formato, el Tamaño del campo y la Máscara de entrada si es necesario.
8. Asignar la clave principal si es necesario.
9. Se elige la opción Vista de hoja de datos y se pone la información deseada en cada campo o esperar a crear un formulario para introducir los datos mediante a éste.
10. Guardar la tabla con un nombre de entidad (cliente, empleado, factura, Matricula, entre otras)